Zakaj računovodja ni odgovoren za vse napake – kje se odgovornost v resnici začne

2 hours ago 18

Ne, računovodja ni odgovoren za vsako napako, ki se zgodi v podjetju. Za poslovne odločitve, resničnost vhodnih podatkov in potrjeno letno poročilo primarno odgovarja poslovodstvo, računovodja pa za svoje strokovno delo v obsegu, ki ga je dejansko prevzel. Zato ni dovolj reči, da je “kriv računovodja”, najprej je treba pogledati, kdo je naredil napako, kdaj je nastala in kaj je bilo sploh dogovorjeno.

Zakaj se v praksi tako hitro reče, da je “kriv računovodja”?

Ker je računovodja pogosto zadnji, ki se dotakne dokumentov, ni pa nujno prvi, pri katerem je napaka nastala. Portal SPOT opozarja, da računovodstvo pri številnih manjših podjetjih pomeni predvsem vodenje poslovnih knjig in obdelavo podatkov o že opravljenih dogodkih. To pa ni isto kot vodenje podjetja.

V človeškem jeziku to pomeni naslednje:

direktor sprejme odločitev,
podjetje ustvari ali prejme dokument,
nekdo mora ta dokument pravočasno in pravilno predati,
računovodja ga nato obdela po pravilih.

Če je dokument napačen že na začetku, če pride prepozno ali če manjka polovica podatkov, računovodja ni avtor celotne težave. Lahko jo opazi, včasih jo lahko omili, ne more pa vedno popraviti nečesa, kar je bilo narobe že v izvoru.

Kdo je po pravilih odgovoren za letno poročilo?

Pri tem vprašanju je odgovor precej jasen. Slovenski računovodski standardi določajo, da je datum odobritve letnega poročila datum, ko poslovodstvo ali upravni odbor poročilo odobri in s tem prevzame odgovornost zanj. Tudi ZGD-1 izhaja iz iste logike: poslovodstvo mora poročilo predložiti pristojnemu organu družbe, kar potrjuje, da je prav na strani vodstva osrednja odgovornost za vsebino in postopek.

To v praksi pomeni:

računovodja lahko pripravi podlage,
lahko opozori na neskladja,
lahko tehnično sestavi izkaze,
ne more pa namesto vodstva prevzeti odgovornosti za vse, kar je podjetje povedalo, zamolčalo ali potrdilo.

To je pomembno predvsem pri manjših družbah v Sloveniji, kjer se pogosto zmotno verjame, da zunanji računovodski servis “prevzame vse”. Ne prevzame. Prevzame del nalog, ne pa celotne odgovornosti poslovodstva.

Kdaj je računovodja vendarle lahko odgovoren?

Računovodja ni brez odgovornosti. Lahko odgovarja, kadar je napaka nastala pri njegovem strokovnem delu in ne prej v poslovnem procesu. Slovensko obligacijsko pravo izhaja iz splošnega pravila, da mora tisti, ki povzroči škodo, to škodo povrniti; pri kršitvi pogodbenih obveznosti pa lahko nastane tudi odškodninska odgovornost.

Najbolj tipični primeri so ti:

napačno knjiženje pravilno prejetih dokumentov,
zamuda pri oddaji obračuna, če so bili podatki oddani pravočasno,
nepravilno pripravljen DDV-obračun,
neopravljena storitev, ki je bila izrecno dogovorjena.

Po drugi strani pa je slika drugačna, če podjetje:

dokumente odda prepozno,
posreduje nepopolne podatke,
prikrije pomembna dejstva,
od računovodje pričakuje nekaj, česar pogodba sploh ne zajema.

Ravno tu se v sporih pogosto pokaže bistvo: ljudje govorijo o “računovodski napaki”, v resnici pa je šlo za organizacijsko napako v podjetju.

Ali direktor res ne more reči, da “ni vedel”?

V pomembnem delu to drži. Višje sodišče v Ljubljani je zapisalo, da se od direktorja družbe pričakuje, da se na posle in z njimi povezano financiranje ter računovodenje spozna. To ne pomeni, da mora direktor znati sam sestaviti bilanco, pomeni pa, da ne more popolnoma odstopiti od svoje odgovornosti in pozneje reči, da je vse prepustil servisu.

Prevedeno bolj preprosto:

direktorju ni treba biti računovodja,
mora pa razumeti osnovne posledice svojih odločitev,
preveriti mora, kaj podpisuje,
in ne more računati, da bo zunanji servis “odnesel” vse tveganje.

Ta del je za podjetja v Sloveniji zelo pomemben, ker so mnoga mikro ali mala in pogosto nimajo notranjega finančnika. Prav zato se meja med “zunanjim servisom” in “notranjo odgovornostjo vodstva” hitro zabriše. A pravno gledano ni izbrisana.

Kaj pokaže konkreten primer iz resničnega poslovnega sveta?

Predstavljajmo si majhno podjetje, ki ima zunanji računovodski servis. Direktor v marcu sklene posel z dobaviteljem, nekaj računov pošlje servisu tik pred oddajo obračunov, eden od njih pa vsebuje napačne podatke. Kasneje pride do težav pri obračunu in podjetje išče krivca.

Tak primer je zanimiv prav zato, ker pokaže, da odgovora ni mogoče dati v enem stavku. Vprašati se je treba:

kdaj je račun prišel do servisa,
ali je bil vsebinsko pravilen,
ali je imel servis dolžnost preverjati še ozadje posla,
ali je napaka nastala pri obdelavi ali že prej.

Če je bil račun napačen že na izvoru, računovodja ni avtomatično odgovoren za celoten zaplet. Če pa je servis prejel pravilne podatke in jih strokovno obdelal narobe, se presoja spremeni. Prav ta razlika dela temo bolj zapleteno, kot se zdi na prvi pogled.

Kaj je najbolj uporabno vprašanje za podjetja?

Namesto vprašanja “kdo je kriv za vse?” je bolj koristno vprašanje “kdo je odgovoren za kateri del procesa?”. Tak okvir je bolj pošten in tudi bolj uporaben v praksi.

Dobro podjetje zato že na začetku jasno določi:

kaj računovodski servis dela,
česa ne dela,
kdo pripravlja dokumente,
kdo preverja roke,
kdo potrjuje končne podatke.

Ko to ni jasno, se v sporih skoraj vedno ponovi isti vzorec: podjetje pričakuje več, kot je bilo dogovorjeno, računovodski servis pa trdi, da je opravil le naročeno storitev. Takšni spori navadno niso posledica ene velike napake, ampak nejasnih vlog.

Kaj je torej najbolj pošten sklep?

Računovodja ni odgovoren za vse napake, ker ne vodi podjetja in ne sprejema vseh poslovnih odločitev. Odgovarja pa za svoje strokovno delo, kadar je napaka nastala pri njem in v okviru nalog, ki jih je prevzel. Najbolj pošten pogled je zato razdeljena odgovornost: poslovodstvo za vodenje, resničnost podatkov in potrjene dokumente, računovodja za pravilnost računovodske obdelave.

Zunanji računovodski servis ni nadomestek za odgovorno vodstvo. Lahko je pomemben strokovni partner, ne more pa sam nositi bremena slabih odločitev, neurejenih dokumentov in napačnih informacij, ki nastanejo drugje. Ko je ta meja jasna, je manj nesporazumov in tudi manj nepravičnih očitkov.

Pripravil: J.P.

Vir: SPOT, PisRS, ZGD-1, Delo.

The post Zakaj računovodja ni odgovoren za vse napake – kje se odgovornost v resnici začne first appeared on NaDlani.si.

Read Entire Article